檔案數字化成果利用

蔣洪明 田 爽 王 純

（江蘇省地質資料館）

摘 要 館藏電子地質資料是江蘇地質資料館館藏紙質地質資料掃描數字化工作的重要成果，也是解決館藏地質資料檔案長期保存、集約保存所依托的重要載體形式。因此，如何確保地質資料數字化成果數據真實可靠、完整安全并實現(xiàn)長期可讀，具有十分重要的現(xiàn)實意義。本文重點闡述了館藏地質資料數字化成果數據備份流程，以及數字化成果備份工作的實踐體會。

關鍵詞 地質資料 數據備份 載體

隨著信息技術的快速發(fā)展，長期以紙質為主要載體的館藏地質資料，已經遠遠不能滿足社會發(fā)展的需求。紙質地質資料經數字化掃描后所形成的地質資料成果數據，將是今后為社會提供利用的主要載體形式，也是社會信息化發(fā)展的必然趨勢。館藏地質資料數字化成果數據的安全備份，不僅將推進地質資料信息化的發(fā)展，保障地質資料數據的信息安全，而且使地質資料為全社會提供更廣泛、更方便、更快捷的服務，奠定了強有力的數據保障基礎。

1 地質資料數字化成果數據概述

地質資料是地質工作成果的主要表現(xiàn)形式，是地質工作服務社會的主要載體，也是地質檔案信息資源的重要組成部分。為了解決館藏地質資料檔案長期保存、集約保存問題，我省于 1998 年初開展了館藏地質資料檔案數字化實踐探索工作。通過近十年的持續(xù)努力，江蘇地質資料館完成了全部館藏地質資料檔案數字化工作。大部分數字化成果數據已導入館藏地質資料檔案電子閱覽室系統(tǒng)，為地質資料檔案利用者提供查閱利用，部分公益性、基礎性非涉密地質資料成果數據已發(fā)布在館網站上，為社會公眾查閱利用。

館藏地質資料檔案掃描數字化成果是館藏檔案資源的重要組成部分，安全保管好這些電子數據是踐行“對歷史負責，為現(xiàn)在服務，替未來著想”的舉措之一，有著極其重要的現(xiàn)實意義和深遠的歷史意義。

2 館藏地質資料成果數據備份載體

隨著信息化時代發(fā)展的突飛猛進，地質資料成果電子數據的備份是一項長期持續(xù)發(fā)展的重要任務工作。地質資料成果電子數據是館藏無形資產，數據備份已深入人心。光盤具有存儲適量，壽命長、價格低、查找方便等特點，因此，它是電子數據備份長期安全保存的有效載體。

2.1 建立備份管理體制

根據地質資料館藏的工作實際情況，制定適合的《光盤備份工作規(guī)范》是一項重要工作。因為合理的工作規(guī)范、制度可以對整個項目施行全程的管理與監(jiān)控，它是保證館藏電子資料數據備份工作規(guī)范化、確保電子數據長期保存的有效途徑。通過明確的管理制度，規(guī)范執(zhí)行方法和技術手段，實現(xiàn)長期保存的長遠規(guī)劃。

2.2 光盤選擇特點

光盤記錄方式有多種，分為只讀光盤、一次寫入光盤、可重寫（多次寫）光盤。備份的數據可以劃分為兩類：一類是可恢復性數據，一類是憑證性數據。用于記錄恢復性數據可采用重寫光盤，而我們在地質資料成果數據備份中，選用憑證性數據的記錄方式，一次性寫入光盤。

在數據備份中，選用光盤的記錄格式也很重要。通常有 CD、DVD。格式的選用，是與數據信息總量有直接關系的。CD 光盤容量為 700MB，DVD 光盤的容量為 4.7GB?？梢愿鶕攫^實際數據量，選擇合適的光盤記錄格式。

2.3 數據備份制作要求

在進行館藏地質資料數字化成果備份過程中，光盤制作的實質就是將數據遷移，將原數字化掃描形成的數據完整、準確、有效地遷移到光盤上。在光盤刻錄倍速的選擇上，對 CD/DVD 刻錄最佳倍速選擇應該是該光盤最高倍速的 0.6 倍左右。CD—R 的最高倍速選擇，刻錄應在采用 24 ～ 30 倍速，DV—R 的最高倍速應采用 8 ～ 12 倍速。倍速太低會影響工作效率，倍速太高影響刻錄的質量。

2.4 數據保存載體管理的必要性

在制作完成數據備份后，光盤的規(guī)范保存是數據安全性保證的重要環(huán)節(jié)。因此，必須將光盤置于－ 5℃，5% ～ 95%RH（標準：4℃～ 20℃，20% ～ 50%RH）環(huán)境下保存。禁止將光盤裸露在陽光或長時間在強光下照射，避免光盤接觸灰塵，非使用狀態(tài)應置于光盤盒中，禁止交光盤長期平入或疊壓。在刻制完成時，應盒裝豎立碼放，并保存在專用設備中。

3 江蘇館地質資料數字化成果備份工作實踐

為做好館藏地質資料成果數據的安全保存與備份工作，我館制定了嚴格規(guī)范的管理制度與工作方法。

3.1 建立館藏地質資料成果數據備份管理制度

參照國家相關規(guī)范、規(guī)定，我們研究制定了適合于本館的《電子地質資料檔案數據備份工作規(guī)定》、《光盤備份工作規(guī)范》。從工作計劃、質量監(jiān)督、資料安全管理等方面作出明確要求，為規(guī)范、有序、高效、高質量地開展電子地質資料成果數據安全備份工作，提供了強有力的制度保障。

3.2 館藏地質資料成果數據備份內容

鑒于因快速推進數字化進展等客觀原因，初期完成的數字化成果數據，未能嚴格按照檔案號由小到大順序進行光盤組盤。為了便于今后成果電子數據的檢索與管理，現(xiàn)將已完成的數字化地質資料檔案數據，按照地質資料檔案檔號由小到大的順序，以 1 ～ 100 檔為一組，建立工作文件夾，轉移數據至專用服務器內，從而為后期開展數據備份工作提供數據源。同時，在每一組文件夾中建立相應文本文件加以備注說明，以便于數據轉存?zhèn)浞葸^程中，可查詢參照利用。

3.2.1 數據核查及情況登記

每一檔資料進行光盤瀏覽檢查，是地質資料成果數據備份的重要內容。在對地質資料檔案電子文檔檢查過程中，必須嚴格按照《地質資料檔案電子文檔光盤原盤轉存情況登記情況表》、《地質資料檔案電子文檔光盤重組盤轉存情況登記情況表》的相關要求，做好詳細的工作記錄，完整填寫每一檔地質資料檔案的檔號、容量、電子文件個數。在計算機瀏覽檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)電子文件有損壞現(xiàn)象的，必須從庫房中借出原始紙質地質資料，進行嚴格核實對照，并按照成果地質資料制作的相關要求，用紙質資料重新掃描、整飾，從而使發(fā)生損壞的地質資料成果數據補充完整。

3.2.2 光盤數據備份

將完成光盤瀏覽檢查的合格電子文件數據，采用 4×（5.540kB/s）的速度進行刻錄備份。每刻錄完成一份光盤內容的備份，工作人員必須認真細致地對形成的光盤數據信息進行再次檢查及核對，保證數據不丟失、不遺漏、不重復。在地質資料成果數據光盤中，電子文件個數，電子文件的容量及電子瀏覽復核檢查情況，都必須做好相應的記錄。在光盤的外盒上，要求貼上光盤目錄標簽，光盤目錄標簽內容包括光盤號、地質資料檔號、資料名稱、電子文件個數、盤容量大小、刻盤日期等基本信息。

3.3 館藏完成工作情況

我館按照工作部署要求，通過精心組織數字化項目組工作人員，歷時約 7 個月，完成了館藏地質資料檔案數字化成果轉存?zhèn)浞萑蝿?。累計完成電子數據備?5699 檔，形成 7637213 個電子文件，數據容量達 569.88GB，制作完成 DVD 光盤三套（計 141×3=432 張）。一套為館中留存，一套提供社會利用，一套實行異地保存。從而實現(xiàn)了館藏地質資料檔案數字化成果提供利用、原地保存和異地保存三同步目標，也奠定了館藏地質資料檔案長期保存、集約保存的堅實基礎。

紙質檔案數字化處理的基本程序與方法

任何一個有一定存在歷史的機構，都有一定數量的紙質檔案，將這些紙質檔案數字化，有利于管理與利用。
下面，將以檢察院的紙質檔案數字化為例，對檔案數字化處理的基本程序與方法予以介紹。
創(chuàng)建檔案管理分類架構
檢察院的綜合檔案管理，分類架構一般為：
文書檔案、財務檔案、聲像檔案、實物檔案、基建檔案、設備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類，訴訟檔案是檢察院最為專業(yè)、也最為重要的檔案類型。
各級檢察院可根據自身管理需要，進行更詳細的檔案分類管理。
取卷
從庫房拿取需要數字化的紙質實體案卷，取卷時注意：
準確記錄所取案卷的物理存放位置。
依次拿取，不要丟卷，確保案卷的完整。
檔案定義
檔案定義，是3Hmis的專用術語，實際上就是確定檔案的最底層分類的相關屬性，或稱案卷的相關屬性。3Hmis可同時管理紙質檔案和數字化檔案，如果3Hmis已存在相關案卷信息，此步驟可省略。
關于檔案定義的具體操作，前面已詳細介紹，這里不再重復。
拆卷
拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂，如果紙質實體案卷信息已保存在3Hmis系統(tǒng)中，還應執(zhí)行取消注冊功能，相當于在3Hmis中執(zhí)行拆卷操作。
拆卷的注意事項：
保證案卷的完整，檢查是否有缺頁、漏頁及其它錯誤，正、副卷標注是否正確。
保持案卷的清潔。
拆開案卷，將案卷背面的封條小心撕干凈，剪開裝訂線。
取掉案卷中的金屬物。
將卷內文件一頁頁分開，對單面、雙面等情況進行標注，以提醒掃描人員注意。
為了方便掃描及時與掃描人員溝通。
注明每卷（包括正、副卷）的頁數及其他的特殊情況。
如有疑問，應及時向檔案管理員進行咨詢和溝通，不得擅自違規(guī)處理。
錄入卷內文件信息
一份案卷，一般都由多份性質相同或相似的文件組成，即所謂卷內文件。
如果系統(tǒng)中已存在卷內文件目錄，不必在錄入，若無，則采用新建文件的方法，錄入卷內文件屬性信息。
掃描
對已錄入相關屬性的卷內文件進行掃描，并將掃描結果文件引入（上傳）檔案系統(tǒng)。
3Hmis的圖片管理器內嵌掃描處理程序，可在錄入卷內文件信息的同時直接調用掃描模塊進行掃描（支持高速掃描儀），用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件（但使用3Hmis提供的圖片管理器更為簡單方便），然后，再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng)，3Hmis還提供了專門的批量引入工具。
如果檢察院有更嚴格的數字化檔案安全管理要求，并有專門用于歸檔的電子印章，可在掃描文件上加蓋歸檔專用的電子印章。
掃描時的注意事項如下：
根據需要設置掃描文件的格式和分辨率，3Hmis可對各種常用格式的數字化文件進行管理。
對于封面、內頁、手寫訴狀或是發(fā)票等各類不同證據材料，需用不同的比例或掃描方法進行掃描。
根據規(guī)則設置掃描文件的存放位置和掃描結果文件的文件名（采用3Hmis圖片管理器掃描時，將自動上傳，股不需要存放在客戶端）。
將掃描頁數和拆卷人所注明的頁數核對，確保不重掃、漏掃、多掃，同時保證案卷的清晰度，對掃描結果不佳的頁面進行專門處理。

檔案的有效利用

法律分析：各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數字化成果等檔案數字資源的安全保存和有效利用。

法律依據：《中華人民共和國檔案法》第三十五條　各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數字化成果等檔案數字資源的安全保存和有效利用。檔案館和機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設，并采取措施保障檔案信息安全。

紙質歷史檔案的數字化加工成果是什么

利用生產設備完成對產品的加工。紙質歷史檔案內容顯示，數字化加工成果是利用生產設備完成對產品的加工。數字化加工主要針對報紙、書刊、雜志、圖冊、表單、公文等形式的紙介數據，通過專業(yè)化的解決方案，加工成PDF、Html、Txt、Doc、Xls等多種可編輯的電子文件格式。

干貨：檔案數字化加工，核心7大步驟，檔案管理人必備！

本期主編：橙子

話不多說，進入正題了！

（1）紙質檔案數字化需要相應的設備和場所，數字化處理場所應具有足夠的空間和合理的布局，并可配備門禁、防盜、視頻監(jiān)控等消防系統(tǒng)和安防系統(tǒng)。

（2）數字處理設備需要計算機、掃描儀、錄音機和存儲介質。如果可以配置服務器、 備份設備、數碼相機等則更好。

（3）數字處理工作還需要相應的軟件系統(tǒng)支持，如操作系統(tǒng)、文件管理軟件、掃描程序、錄音軟件、備份軟件、殺毒軟件等。 確保數字處理工作的安全和保障 。

要先將掃描儀連接到計算機，安裝驅動程序和掃描軟件后即可使用。工作人員應能掌握和使用掃描儀的操作方法和掃描儀參數設置。

掃描動作并不復雜，就是把紙質文件放入掃描儀，掃描，把文件取出掃描儀。

在掃描之前，我們必須設置掃描模式、掃描顏色模式、掃描分辨率和圖像存儲格式。

目前有手持式掃描儀、平板掃描儀、鼓式掃描儀、高射掃描儀、大幅面掃描儀、 膠片掃描儀等。根據需要和檔案的紙張質量進行選擇。

顏色常常又和圖像存儲格式相關聯(lián)，彩色圖像通常以JPG格式存儲，如果以TIFF格式存儲，占用空間比較大；

掃描分辨率是影響檔案直觀效果的重要參數，通常的規(guī)定分辨率在300dpi以上。 具體要根據以上參數的確定，再進行亮度、對比度的微調。

標準要求掃描圖像盡可能反映文件的原貌，但在掃描過程中，由于文件紙張寬度、紙張粗糙度、字跡散亂、顏色不均勻等因素。

在這些情況下，需要進行圖像處理操作，一般需要通過專門 的圖像處理軟件來實現(xiàn)。它要能夠實現(xiàn)圖像拼接、圖像去污、修剪、旋轉、校正等圖像處理，確保圖像完整、正確 。

檢查員必須掌握紙質文件數字化處理的標準要求，檢查人員要盡職盡責，要求做到100%檢查，并且合格率應達到100%。

檢查的事項有圖像是否清晰、畫質是否色彩失真、圖像是否傾斜、圖像上是否有陰影或黑點，圖片大小和格式是否符合規(guī)定等。

使用數字文件的方法基本上是通過目錄搜索數據，要仔細的檢查目錄能否與圖像和數字 復印一一對應，檢查合格率應為100%，發(fā)現(xiàn)問題時，必須重新修改完善。

將通過檢查的數據可以離線保存。應根據數字檔案管理系統(tǒng)的設計模板建立包括圖像文件命名方法在內的存儲結構，并 盡可能完整地描述相關文檔 。

包括人員登記表、數字化處理文件登記表、統(tǒng)計表、質量檢查表、編碼描述文件、數據描述等。

這是掃描和處理工作完成之前的最后一項。將檔案數字化的成果移交檔案管理部門，移交內容由檔案管理部門規(guī)定。

交接過程包括交接前的驗收和辦理交接手續(xù)。 交接手續(xù)時經雙方蓋章確認后方才生效。

這期就說到這里，歡迎在評論區(qū)留下你的看法，覺得有用可以分享給身邊的人，我們下期再見。

氣田工程地質檔案數字化管理與二次開發(fā)利用

葉翠蓮　喬智國　林永茂

（中石化西南油氣分公司工程技術研究院　達州　635000）

摘要　本文對氣田工程地質檔案的數字化建設過程進行了闡述，針對氣田勘探開發(fā)特點并結合生產需要，介紹了檔案數字化處理方法、網絡數據庫建設及數字化檔案管理方法，在數字化檔案建設的基礎上，對工程地質檔案進行二次開發(fā)利用，建立了工區(qū)三維GIS地圖信息系統(tǒng)，并在工程設計編寫過程中進行了初步應用。

關鍵詞　氣田　工程地質檔案　數字化管理　二次開發(fā)

引言

氣田勘探開發(fā)過程中將形成涉及地震、鉆井、完井、測井、固井、測試及生產信息等眾多工程地質資料。這些資料既是氣田勘探開發(fā)過程的真實記錄，也是地質工作成果的集中體現(xiàn)，是屬于國家的寶貴財富。隨著信息技術的迅速發(fā)展，網絡化程度逐步普及，傳統(tǒng)的紙質檔案資料管理方法已不能滿足用戶需求。加快工程地質檔案數字化網絡建設，促進檔案信息的共享與利用已成為新時代檔案管理工作的重點［1］。

1 氣田工程地質檔案數字化建設

氣田工程地質檔案資料涉及眾多專業(yè)，涵蓋了氣田勘探開發(fā)的全過程，檔案資料龐雜，類型眾多。傳統(tǒng)紙質檔案管理方式存在人工檢索效率低、查閱不便、易損壞、占據空間大等缺點，數字化檔案的建設與管理將徹底改變檔案的利用方式，突破紙質檔案利用的局限，促使檔案管理從檔案的保管、利用職能向信息采集、管理和信息服務職能轉變。氣田工程地質檔案數字化建設主要包括如下內容。

1.1 檔案的數字化處理

工程地質檔案的數字化處理是實現(xiàn)檔案數字化管理的基礎。檔案的數字化處理主要包括如下內容：①對庫存資料的清理與分類。根據館藏資料內容劃分為書刊類、地質科技檔案類、圖件類、基建檔案及學術研討報告等類別。②將不同類別的資料目錄進行數字化處理。地質檔案資料目錄數字化的目的是為了建立機讀目錄和目錄數據庫，利用人工將大量的檔案信息進行著錄、標引和錄入。在進行檔案目錄數字化過程中，應嚴格規(guī)范檔案信息的著錄標引及其機讀目錄數據的錄入工作，以建立高質量的檔案目錄數據庫［2］。③進行檔案全文數字化，將上述不同類別、不同載體形態(tài)和記錄方式的地質檔案資料通過計算機錄入、掃描、轉化處理等方法，把文字、圖件、圖表、圖像和聲音等工程地質資料信息轉化為計算機能夠識別的文件，并存貯到磁盤和光盤等物理載體上。同時依據地質資料管理條例，對新產生的各類資料實施紙質資料和電子文本資料同時上交和匯交，對新資料進行分類、歸檔和存儲等處理。紙質地質檔案資料經過計算機一系列的數字化處理后生成數字化檔案（即電子檔案），為實現(xiàn)工程地質檔案的收集整理、立卷歸檔、保存管理、借閱查詢、開發(fā)利用和復制等數字化管理建立基礎。

1.2 網絡數據庫的建設

網絡數據庫的建設是實現(xiàn)檔案數字化管理的技術手段。與傳統(tǒng)載體的檔案相比，數字化檔案的最大特點是能夠通過網絡迅速流動，因此需要從功能、可操作性、標準化、穩(wěn)定性、安全性和功能的擴展性等方面來綜合考慮，建立實用的檔案管理系統(tǒng)。中石化西南油氣分公司在考查、借鑒了當前國內先進的檔案管理軟件的基礎上，依據公司生產生活實際情況，結合地質資料管理條例要求，利用ASP.NET網站及SQL Server數據庫開發(fā)技術，自主開發(fā)研制了一套“中國石油化工股份有限公司西南油氣分公司地質資料管理系統(tǒng)”。該系統(tǒng)將數字化檔案劃分為地質科研檔案（包括油氣田開發(fā)類、科學技術研究類、測繪類等）、光盤備份、書刊類、圖件、基建檔案、學術研討報告及多份庫共七大類資料，包含了資料上傳、資料檢索、借閱資料、資料下載、新到資料查新等7個子系統(tǒng)（圖1），針對作者、編著時間、主題詞或摘要、其他檢索詞及組合條件等內容實現(xiàn)了模糊查詢、全文查詢和精確查詢的功能，選中檢索到的目標文件可以進行資料借閱申請或在線閱讀等功能。

圖1 地質資料管理系統(tǒng)組成

1.3 檔案的數字化管理

氣田工程地質檔案的數字化管理是檔案數字化建設的成果體現(xiàn)。與傳統(tǒng)檔案資料管理方法不同的是，檔案資料的數字化管理是與計算機、電子檔案、數據庫和網絡緊密聯(lián)系的。在油氣勘探開發(fā)過程中將產生工區(qū)地震原始資料、單井鉆完井及投產的各種原始資料、相關科研成果報告等各類工程地質資料。這些資料分別由設計、施工及研究單位提交至檔案管理中心并經過檔案管理中心嚴格檢查驗收合格后，由檔案管理工作人員對檔案資料及時進行分類、編號、立卷、歸檔，并對檔案資料進行數字化處理，將形成的電子檔案上傳至網絡數據庫，提供對歸檔文件的信息查詢、借閱、下載等數字化管理［3］，其管理流程詳見圖2。

圖2 氣田工程地質檔案數字化管理流程圖

2 氣田工程地質檔案二次開發(fā)利用

隨著檔案數字化建設的深入，用戶已不僅僅滿足于歷史資料的信息查詢服務，更希望能夠對已有數字化檔案進行二次開發(fā)，充分利用數字化檔案對現(xiàn)實工作提供幫助，甚至完成部分工作，以提高工作效率，降低成本。隨著中石化西南油氣分公司油氣勘探開發(fā)步伐的加快，各類施工設計的編寫任務日益增多。為了規(guī)范化設計編寫過程、提高設計編寫效率、保證設計質量，西南油氣分公司在現(xiàn)有工程地質檔案數字化建設的基礎上，開發(fā)了西南油氣分公司工區(qū)三維GIS地理信息系統(tǒng)（圖3），并在工程設計編寫過程中進行了初步應用。

建立的西南油氣分公司工區(qū)GIS地理信息系統(tǒng)在衛(wèi)星地圖的基礎上增加了工區(qū)輸氣管線、井位部署、道路交通信息、井場環(huán)境信息等不同同層標簽。通過選擇不同標簽，可以疊合顯示相關圖層數據，并能夠實現(xiàn)相關地圖信息的放大、縮小、移動、截屏保存等功能，能夠為井位部署、輸氣管線布局等決策提供直觀的參考依據。另外，在GIS地理信息系統(tǒng)中，還加入了已有井的井史資料，主要包括鉆井、完井、測井及測試資料。根據這些資料，在編寫新井鉆井地質設計時，可以通過選擇相鄰井，對預鉆井進行構造圖、層位對比圖的繪制，自動形成預鉆井地質構造特征等基礎信息，并可自動生成文本文檔，初步實現(xiàn)了鉆井地質設計的自動化編寫。

圖3 西南油氣分公司GIS地理信息系統(tǒng)

3 結語

氣田工程地質檔案的數字化建設是新時代社會經濟發(fā)展的需要。通過對檔案資料的分類整理、數字化處理并充分利用網絡及數據庫技術，把傳統(tǒng)的檔案信息管理與網絡化數字化管理相結合，實現(xiàn)了氣田工程地質資料的數字化管理。經授權許可的使用者足不出戶便可查閱或下載相關資料。在檔案資料數字化管理的基礎上，針對油氣勘探開發(fā)過程中的實際情況，開發(fā)了工區(qū)三維GIS地理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)了工區(qū)井位、管線分布等信息的直觀顯示，同時利用已有井井史資料，初步實現(xiàn)了鉆井地質設計的自動化編寫，有效降低了勞動強度，實現(xiàn)了地質檔案的二次開發(fā)利用，為氣田工程地質檔案管理提供了新的工作思路。

參考文獻

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